সমন্বয়সাধন ব্যবস্থাপনার কার্যাবলির মধ্যে একটি অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ কাজ। একটি প্রতিষ্ঠানের মধ্যে কতিপয় বিভাগ থাকে, এক এক বিভাগের কাজ একেক রকম। সকল বিভাগের কাজের মধ্যে সমন্বয়সাধন করা ব্যবস্থাপনার অন্যতম দায়িত্ব। সমন্বয়সাধনের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন কাজ এবং বিভাগের মধ্যে গতিশীলতা আসে। সাধারণত ব্যবস্থাপক নিজেই সমন্বয়সাধনের কাজটি করে থাকেন। লক্ষ্য অর্জনের জন্য প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি কাজের এবং বিভাগের মধ্যে সমন্বয়সাধন করা প্রয়োজন। ঢিলেঢালা সমন্বয়ের ফলে প্রতিষ্ঠানের কাজের গতি কমে যায়। সে কারণে কার্যকর সমন্বয়সাধন ব্যবস্থাপনার একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ। এখানে সমন্বয়ের সংজ্ঞা, প্রকৃতি বা বৈশিষ্ট্য এবং গুরুত্ব আলোচনা করা হলো।

সমন্বয়সাধনের সংজ্ঞা (Definition of Coordination)

ব্যবস্থাপনার নানাবিধ কার্যাবলির মধ্যে সমন্বয়সাধন হলো একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ। সাধারণভাবে, সমন্বয়সাধনের অর্থ হলো সামঞ্জস্যবিধান করা। অর্থাৎ একটি নির্দিষ্ট লক্ষ্যে পৌঁছার জন্য বিভিন্ন কর্ম প্রক্রিয়া, দল অথবা ব্যক্তিগণের মধ্যে একতা বা শৃঙ্খলার সমন্বয়ন। অন্যভাবে বলা যায়, প্রতিষ্ঠানের অন্তর্গত বিভিন্ন ব্যক্তি বা গোষ্ঠির কার্যের বিশ্লেষণ এবং সেগুলোর মধ্যে ভারসাম্য স্থাপনের প্রক্রিয়াকে সমন্বয়সাধন বলে। এ সংজ্ঞায় যে ভারসাম্যের বিষয়টি বলা হয়েছে তা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। কেননা, সমন্বয়সাধনের মাধ্যমে যখনই ভারসাম্য আসবে তখনই তাকে উত্তম সমন্বয়সাধন বলা হবে।

নিচে কতিপয় ব্যবস্থাপনা বিশারদের সংজ্ঞা দেওয়া হলো: 

• বিখ্যাত ব্যবস্থাপনা বিশারদ ম্যাক ফারল্যাণ্ড-এর মতে, “সমন্বয়সাধন হলো এমন একটি প্রক্রিয়া যার মাধ্যমে নির্বাহী বা ব্যবস্থাপক প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য তাদের অধঃস্তনদের দলগত প্রচেষ্টার সুশৃঙ্খল ও নিয়মতান্ত্রিক ধরন সৃষ্টি করেন এবং বিভিন্ন কার্যাবলির মধ্যে ঐক্য তৈরি করেন।” 
• মুনি ও রেইলির মতে, “সাধারণ উদ্দেশ্যে বিভিন্ন কর্মতৎপরতার মধ্যে ঐক্য তৈরির দলীয় প্রচেষ্টার সুশৃঙ্খল বিন্যাসকে সমন্বয়সাধন বলে।” 
• জে. আর. টেরীর মতে, “নির্ধারিত উদ্দেশ্য অর্জনের লক্ষে সামঞ্জস্যপূর্ণ ও সমরূপ প্রচেষ্টা সৃষ্টির জন্য প্রয়োজনীয় ধারাবাহিক প্রক্রিয়াই সমন্বয়সাধন।” 
• Stoner, Freeman ও Gilbert-এর মতে “Coordination is the process of integrating the activities of separate departments in order to pursue organizational goal effectively.”

উপরের আলোচনা থেকে বোঝা যাচ্ছে, প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগ, উপ-বিভাগ, ব্যক্তি ও কাজের মধ্যে ভারসাম্য আনার প্রক্রিয়াই হল সমন্বয়সাধন। প্রতিটি ব্যবসায়ী বা অব্যবসায়ী প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য প্রতিটি কাজ এবং বিভাগের কাজের মধ্যে সামঞ্জস্য বজায় রাখতে হয়। অন্যথায় ব্যবসায়ের মূল লক্ষ্য অর্জন সম্ভব হয় না। 

সমন্বয়সাধন সম্পর্কে ধারণা পাওয়া গেল। এবার আসুন, আমরা এর প্রকৃতি সম্পর্কে বিস্তারিত জেনে নিই। 

সমন্বয়ের প্রকৃতি বা বৈশিষ্ট্য (Nature or Characteristic of Coordination)

সমন্বয়সাধনের বিষয়টি ব্যবস্থাপনার সর্বস্তরে অপরিহার্য। সমন্বয়সাধন যথার্থভাবে বাস্তবায়িত না হলে ব্যবস্থাপনা ব্যর্থ হবে। তাই অনেকে সমন্বয়সাধনকে ব্যবস্থাপনার সারবস্তু বা নির্যাস হিসেবে বিবেচনা করেছেন। সমন্বয়ের কাজটি ন্যস্ত থাকে ব্যবস্থাপকের উপর। অধীনস্ত কর্মীরা স্বপ্রণোদিত হয়ে একত্রিত হতে পারে, কিন্তু সমন্বয় স্থাপন করতে পারে না। 

কারণ এই কাজটি হলো ব্যবস্থাপকের। তাই সমন্বয়সাধনের প্রকৃতি সম্পর্কে স্পষ্ট জ্ঞান থাকা ব্যবস্থাপকদের জন্য অতীব জরুরি। নিচে এ বিষয়ে বিস্তারিত আলোচনা করা হল।

ভারসাম্য সৃষ্টি (Balancing)

বৃহদায়তন প্রতিষ্ঠানে শ্রম-বিভাগের মাধ্যমে বিভিন্ন জনের দায়িত্ব বিভিন্নভাবে ন্যস্ত থাকে। তাই প্রত্যেকের কাজের মধ্যে পারস্পরিক ঐক্য, সংহতি ও ভারসাম্য আনা প্রয়োজন। সমন্বয় কার্যের মাধ্যমে বিভাগসমূহের কাজের মধ্যে ভারসাম্য আনতে পারলেই প্রতিষ্ঠানটি উদ্দেশ্য অর্জন করতে পারবে। অন্যথায় কাজের গতি কমে যাবে।

উদ্দেশ্যমুখিতা (Objectivity)

একমাত্র সমন্বয়সাধনের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের সকল কাজকর্মকে উদ্দেশ্যমুখী করা হয়। বিভিন্ন বিভাগ, উপবিভাগ এবং অন্যান্য ব্যক্তিক ও দলীয় কর্মপ্রচেষ্টা যাতে উদ্দেশ্যকেন্দ্রিক হয়, সে বিষয়টি গুরুত্বের সাথে বিবেচনা করা হয়। সে কারণে সমন্বয়কে বলা হয় উদ্দেশ্য-নির্ভর। 

সময়ানুগ (Timeliness)

বর্তমানে পদ্মা সেতুর নির্মাণ কাজ পুরোদমে এগিয়ে যাচ্ছে। এতে একটি বিভাগ তৈরি করছে পিলার আবার অন্য বিভাগ তৈরি করছে গার্ডার। দুই বিভাগের কাজ যদি সমসাময়িক না হয়, তাহলে একটির বিলম্বের জন্য অন্যটির বিলম্ব হবে। তাই এক্ষেত্রে দুটো বিভাগের কাজের মধ্যে সমন্বয়সাধন করা অপরিহার্য। সুতরাং সমন্বয়ের ক্ষেত্রে প্রতিটি কাজ যেন নির্দিষ্ট ও নির্ধারিত সময়ে সম্পন্ন হয় সে বিষয়টি নিশ্চিত করতে হবে। 

সঠিক দিক-নির্দেশনা (Proper Guideliness)

কাজের বিচ্যুতি নিরসনের জন্য সমন্বয়সাধন যথাযথ দিকনির্দেশনা প্রদান করে। সব বিভাগ ও বিভাগে কর্মরত ব্যক্তিরা যাতে সময়মত সঠিকভাবে কার্যাবলি সম্পাদন করে, সেজন্য সঠিক নির্দেশনা সহকারে সমন্বয়সাধন কার্য সম্পন্ন করার প্রয়োজন হয় 

বিস্তৃতি (pervasiveness)

প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি বিভাগ-উপবিভাগের মধ্যে কাজকর্মের সমন্বয়সাধনের প্রয়োজন হয় বিধায় এর বিস্তৃতি ব্যাপক, অর্থাৎ সারা প্রতিষ্ঠানব্যাপী। উচ্চ পর্যায় থেকে নিম্ন পর্যায় পর্যন্ত সমন্বয়সাধনের বিস্তৃতি। কর্মরত ব্যক্তি ও বিভাগের প্রতিটি কাজের মধ্যে ঐক্য ও ভারসাম্য রক্ষার সার্থে সমন্বয়সাধনের বিশাল ভূমিকা রয়েছে। 

ধারাবাহিকতা (Sequential)

সমন্বয়সাধন একটি ধারাবাহিক প্রক্রিয়া। সমন্বয়ের ধারাবাহিকতা নষ্ট হলে প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্য অর্জন ব্যহত হয়। কেননা সমন্বয়সাধনের মাধ্যমে বিভাগসমূহের মধ্যে যোগসূত্র তৈরি হয়। ধারাবাহিকতা না থাকলে এ যোগসূত্র নষ্ট হয়, তাই সমন্বয়সাধন প্রতিষ্ঠানের জীবনব্যাপী প্রক্রিয়া হিসেবে অব্যাহত থাকে। 

সমন্বয়ের গুরুত্ব বা প্রয়োজনীয়তা (Necessity of Coordination)

যে-কোনো কাজে সফলতার পেছনে সমন্বয়সাধন অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। পারিবারিক, ব্যবসায়িক, সামাজিক, রাজনৈতিক প্রতিটি ক্ষেত্রেই সমন্বয়ের প্রয়োজন রয়েছে। সমন্বয়ের অভাবে বিশৃঙ্খলা, নৈরাজ্য, দূর্বল মনোবল ইত্যাদি সৃষ্টি হয় এবং ব্যবস্থাপনাকে জটিল করে ফেলে। নিচে সমন্বয়সাধনের গুরুত্ব আলোচনা করা হলো:

দক্ষতা বৃদ্ধি

সমন্বয়সাধনের কারণে কর্মীদের মধ্যে দলীয় মনোভাব সৃষ্টি হয়। সুষ্ঠু সমন্বয় কর্মীদের দক্ষতা বৃদ্ধিতে সহায়তা করে। অর্থাৎ সমন্বিত কাজে কর্মীদের দক্ষতা বৃদ্ধি পায় এবং এতে করে কার্যের মানও উন্নত হয়। 

ভারসাম্য আনা

একটি প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন বিভাগে ভিন্ন ভিন্ন কাজের জন্য কর্মী থাকে। সকলের কাজের লক্ষ্য থাকে একটি যা ব্যবস্থাপনা নির্ধারণ করে দেয়। এখন এসব কাজ, বিভাগ ও কর্মচারীদের মধ্যে একটি ভারসাম্য না থাকলে প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্য অর্জিত হবে না। ফলে দেখা যাবে যে, কর্মীরা বিভিন্ন কাজ ভিন্ন সময়ে এবং ভিন্নভাবে করছে। সে কারণে সমন্বয়সাধনের মাধ্যমে কাজগুলোর মধ্যে একটি ভারসাম্য আসবে। 

অসমতা দূরীকরণ

যে-কোনো প্রতিষ্ঠানেই দক্ষ, অদক্ষ, অর্ধদক্ষ নানা ধরনের কর্মী নিয়োজিত থাকে। সমন্বয়ের মাধ্যমে কর্মীদের অপ্রীতিকর প্রতিযোগিতা বন্ধ করা সম্ভব। 

ঐক্যবদ্ধ প্রচেষ্টায় লক্ষ্য অর্জন

সমন্বয়সাধন দলীয় কর্তব্যে পূর্ণতা আনতে সহায়তা করে। সমন্বয়ের মাধ্যমে দলের সদস্যদের একই কাতারে রাখা হয়। যার ফলে সদস্যগণ সম্মিলিত প্রচেষ্টায় একটি কাজ সম্পন্ন করে থাকে। সমন্বয়সাধন দলীয় সদস্যদের কাজের মধ্যে সংহতি আনে এবং সামগ্রিকভাবে কাজের গতিশীলতা বৃদ্ধি পায়। 

ব্যবস্থাপনার অন্যান্য কার্যের সহযোগিতা

ইতোমধ্যে আপনি জেনেছেন যে, ব্যবস্থাপনার প্রতিটি কাজেই সমন্বয়ের দরকার হয়। পরিকল্পনা, সংগঠন, নির্দেশনা এবং নিয়ন্ত্রণ কার্যাদি কতটা ফলপ্রসু হবে তা নির্ভর করে সুষ্ঠু সমন্বয়ের উপরে। সমন্বয়সাধন ছাড়া ব্যবস্থাপক এ সকল কাজ যথাযথভাবে করতে পারে না। 

অপচয় হ্রাস

শ্রম বিভাজনের মাধ্যমে প্রতিনিয়ত প্রতিটি প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন বিভাগ ও উপবিভাগ কার্যাবলি সম্পাদন করে। সামঞ্জস্য বিধানের মাধ্যমে অপ্রয়োজনীয় কার্যাবলি চিহ্নিত করা সম্ভব হয় এবং তাদের পরিহার করার জন্য প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণ করা যায়। 

প্রতিষ্ঠানের ভাবমূর্তির উন্নয়ন

প্রতিষ্ঠানের নানা ধরনের কর্মকাণ্ডের মধ্যে সমন্বয় সাধন করা হলে পণ্য ও সেবার গুণগত উৎকর্ষ সাধিত হয়, ব্যয় হ্রাস পায় এবং প্রতিষ্ঠানের প্রবৃদ্ধির সুযোগ সৃষ্টি হয়। এতে গ্রাহকদের মধ্যে প্রতিষ্ঠানের ভাবমূর্তি উজ্জ্বল হয়। 

বিরোধ নিষ্পত্তি

বিভাগসমূহের মধ্যে কিংবা নির্বাহী-নির্বাহী এবং নির্বাহী-কর্মচারীর মধ্যে পরস্পর বিরোধ দেখা দিলে সমন্বয়সাধনের মাধ্যমে তা নিরসন করা যায়। আবার কার্যকর সমন্বয়সাধন বিদ্যমান থাকলে এ ধরনের বিরোধের পরিমাণ কম হবে। 

মনোবল উন্নয়ন

সমন্বয়সাধনের ফলে প্রতিষ্ঠানে শৃঙ্খলাবোধের সৃষ্টি হয়। এতে প্রতিটি কর্মী প্রতিষ্ঠানের সার্বিক লক্ষ্যে তার অবদান সম্বন্ধে জানার সুযোগ পায়। এর ফলে কর্মকর্তাদের মনোবলের উন্নয়ন ঘটে। 

যথার্থ সমন্বয়সাধন ছাড়া কোনো প্রতিষ্ঠানের কাজকর্ম সুষ্ঠু ও সুশৃঙ্খলভাবে সম্পাদন করা যায় না। তাই প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জনের জন্য সমন্বয়সাধন খুব গুরুত্বপূর্ণ।

সারাংশ

ব্যবস্থাপনার বিভিন্ন কার্যাবলির মধ্যে সমন্বয়সাধন করা হলো অন্যতম একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ। সমন্বয়সাধন কথাটির অর্থ হলো সামঞ্জস্য বিধান করা। সাধারণ উদ্দেশ্যে বিভিন্ন কর্মতৎপরতার মধ্যে ঐক্য আনয়নের দলীয় প্রচেষ্টার সুশৃঙ্খল বিন্যাসকে সমন্বয়সাধন বলে। সমন্বয়সাধনের কাজটি ন্যস্ত থাকে ব্যবস্থাপক অথবা নির্বাহীর উপরে। সমন্বয়সাধন দলীয় প্রচেষ্টার সাথে জড়িত। এটি কোনো ব্যক্তি বিশেষের প্রচেষ্টা নয়। সমন্বয়সাধনের অবশ্যই একটি নির্দিষ্ট লক্ষ্য বা উদ্দেশ্য থাকতে হবে। সুষ্ঠু সমন্বয় কর্মীদের দক্ষতা বৃদ্ধিতে সহায়তা করে। সমন্বয় দলীয় কর্তব্যে পূর্ণতা আনয়নে সহায়তা করে। সমন্বয়সাধনের ফলে প্রতিষ্ঠানে শৃঙ্খলাবোধের সৃষ্টি হয়।